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En cette journée mondiale du Bénévolat, MonASBL.be a réalisé pour vous un Guide d’entretien pour réussir votre premier échange avec les candidats bénévoles de votre ASBL. Découvrez les 10 étapes incontournables à suivre ainsi que les questions à poser aux volontaires.

L’entretien avec un candidat bénévole est avant tout un moment d’échange. La première règle pour réussir cette première rencontre réside dans le temps et le soin que vous accorderez à sa préparation. Oubliez l’improvisation.

Pour vous aider à préparer au mieux votre entretien, MonASBL.be dresse dans cet article les 10 étapes indispensables à suivre pour réussir ce premier échange ainsi qu’une check liste des questions à aborder avec le candidat volontaire.

Ces éléments vous permettront de mener votre entretien de manière structurée et professionnelle et de renvoyer une image sérieuse de votre organisation. Cela démontrera, par ailleurs, toute la considération dont vous faites preuve à l’égard du candidat bénévole.

Les étapes préalables

La relation avec le candidat volontaire commence bien avant le jour de l’entretien. Dès la rédaction de votre description de mission consécutive à l’état des lieux de vos besoins de recrutements (quels profils recherchés pour réaliser quelles tâches), vous exposez votre organisation au monde extérieur.

Il est donc primordial de prendre le temps de bien rédiger votre offre et d’être le plus complet possible. Celle-ci comprendra notamment :

  • Un descriptif de l’association ;
  • Les objectifs et missions à réaliser ;
  • Les compétences et qualités requises ;
  • Les horaires et disponibilités demandés ;
  • Le lieu où se déroulera la mission ;
  • L’encadrement prévu ;
  • La périodicité ;
  • Les conditions d’admission.

N’hésitez pas à insérer également le témoignage d’un.e bénévole. Et n’oubliez pas d’adapter le style et le ton au public souhaité (on n’écrit pas de la même manière à des pensionnés et à des étudiants).

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Une fois cette offre de mission diffusée, elle donnera lieu à la réception de candidatures. Veillez à bien répondre à chaque candidat qui vous écrit ou qui vous contacte par téléphone. Ce premier contact est crucial : c’est la première impression que vous donnerez de votre association.

La sélection des candidats bénévoles étant réalisée, vous allez devoir définir qui reçoit les candidats bénévoles : le/la directeur/directrice de l’ASBL ou le/la responsable des bénévoles ?

Où ?

Où allez-vous recevoir le candidat bénévole ? Organiser l’entretien dans les locaux de l’ASBL permettra au candidat d’être directement en immersion. Choisissez une salle au calme qui permettra de respecter la confidentialité des échanges. Evitez une salle où il risque d’y avoir du passage et faites apparaitre clairement dans votre agenda que vous êtes en entretien pour ne pas être interrompu par vos collaborateurs/collègues.

Quels documents ?

Préparez les documents (flyers, dossier de présentation, rapports d’activités) que vous souhaitez remettre au candidat.

Pensez aussi à imprimer le déroulé de l’entretien (les 10 étapes ci-après) ainsi que les informations à obtenir du candidat (la check liste des questions à poser ci-après). Enfin, anticipez ses questions pour pouvoir lui répondre pendant l’entretien.

Les 10 étapes de l’entretien

1. Soignez l’accueil : la convivialité est de mise !

La dimension humaine de ce premier entretien est fondamentale. Veillez à ce que les échanges se passent en douceur. Commencez par inviter le candidat à prendre place et proposez-lui une boisson (café, thé, eau).

N’oubliez pas : il ne s’agit pas d’un entretien d’embauche, ne soyez pas trop formel. Gardez toujours à l’esprit que le volontariat est pratiqué sans rétribution et sans obligation. Le volontariat ne fait pas l’objet d’un contrat. Il s’agit d’un engagement moral entre l’organisation et le bénévole.

S’il n’y a pas de contrat, il y a en revanche la possibilité de faire signer au bénévole une convention. Comme l’explique Muriel Stefano, Responsable des bénévoles : « Au sein de l’ASBL Comme chez nous, chaque volontaire est lié par une convention de bénévolat reprenant les coordonnées du bénévole, le type de mission, les indemnités ou défraiement, le numéro de police d’assurance, la notion de secret professionnel (spécifique pour les personnes intervenant dans le domaine de l’aide sociale), la participation au comité de gestion, à l’assemblée générale… Le bénévolat prend cours dès la signature de celle-ci et peut être interrompu à n’importe quel moment par l’une ou l’autre partie. »

Découvrez la suite de cet article sur la plateforme de MonASBL.be 

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