Chaque événement associatif demande un important travail préparatoire pour atteindre ses objectifs. Les clés du succès dépendent de votre capacité d’anticipation et d’organisation. Dans l’événementiel, pas de place pour l’improvisation : aucun détail ne doit être négligé. Voici les 10 étapes clés pour réussir votre événement d’association.

Que ce soit pour augmenter vos ressources, vous faire connaître, promouvoir vos activités, attirer de nouveaux membres, resserrer les liens avec vos adhérents, faire entendre votre voix sur une problématique, former ou informer ou encore pour lancer un projet ou célébrer une date d’anniversaire importante, en tant qu’ASBL, vous êtes régulièrement amené à organiser des évènements. Ces derniers – qu’il s’agisse d’une conférence, d’un salon, d’une compétition sportive, d’un festival, d’une soirée de bienfaisance ou d’une représentation culturelle – demandent un gros travail préparatoire, qui démarre bien avant le jour « J », en général plusieurs mois en amont.

L’organisation d’un évènement, quel qu’il soit, passe par plusieurs étapes incontournables. Au plus tôt vous entamerez l’organisation de votre événement, mieux ce sera. En fonction de la manifestation et de sa récurrence (ce ne sera pas le même investissement s’il s’agit d’une première édition ou d’une 5e édition), nous vous recommandons d’entamer l’organisation entre 6 mois et un an avant l’événement. Sachez que si vous devez solliciter des subsides publics, il faudra pouvoir vous calquer sur la temporalité des appels à projets ou sur le calendrier budgétaire du pouvoir subsidiant. Cela peut donc prendre du temps.

Etape 1 : Définir le cadre de l’événement

C’est la première étape et c’est la plus importante. Il s’agira de répondre avec le plus de détails possibles aux questions de base (Quoi ? Pourquoi ? Pour qui ? Où ? Quand ? Comment ? Combien?).

Quoi ?

Quel type de manifestation souhaitez-vous organiser ? Est-elle privée ou publique ? Quel est l’objet du rassemblement ? Est-ce la première édition ?

Avez-vous identifié la demande ? Le public que vous visez est-il suffisamment important pour justifier l’organisation de votre événement ? Avez-vous déterminé le type d’événements qu’organisent les associations semblables à la vôtre (bref, quid de la concurrence ?) ainsi que les manifestations qui se déroulent sur le même territoire et à la même date que celui et celle de votre événement ?

Posez-vous aussi les questions suivantes : à quoi ressemblera votre événement ? Que souhaitez-vous que les participants en disent ? Et quel souvenir voulez-vous qu’ils en gardent ?

Quel nom allez-vous donner à votre événement ? La dénomination est essentielle : elle doit directement captiver vos publics cibles. Faites un brainstorming avec votre équipe pour choisir le meilleur nom pour votre manifestation.

Pourquoi ?

Pour quelles raisons principale et secondaires organisez-vous votre événement ? Il est indispensable de définir et d’insister sur le POURQUOI de votre événement et de fédérer votre équipe autour de cet objectif principal. Vous souhaitez récolter des fonds pour financer un projet ? Sensibiliser la presse, les politiques et les citoyens aux causes que vous défendez ? Vous désirez ouvrir le débat sur certaines thématiques et stimuler les échanges d’idées et de bonnes pratiques ? Vous voulez marquer le coup pour un anniversaire important ? Remercier vos donateurs et/ou en trouver de nouveaux ? Ou faire connaitre votre jeune association ?

Comme le soulignent Chris Powell, Frédéric Dosquet et Hugues Séraphin dans leur ouvrage intitulé Guide pratique de l’organisateur d’événements : « L’objectif principal de l’événement doit être accepté par tous les membres de l’équipe. Une compréhension précise du « pourquoi » de l’événement par tous les membres de l’équipe contribuera à faciliter le processus de planification de l’événement, vous permettant du coup de canaliser votre énergie dans le but d’atteindre votre objectif premier. La détermination précise du « pourquoi » vous permettra d’identifier et de valider les idées et activités qui vont dans la direction de votre démarche et de mettre de côté celles qui ne vont pas dans ce sens. »

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